Правила использования цифрового инструмента для подписания различных деловых бумаг закреплено в Федеральном законе 63-ФЗ.
В законодательном акте содержатся определение электронной подписи, регламент её получения, правила выдачи ЭП и ещё много юридических и технических особенностей и формулировок.
Рассмотрим нюансы закона 63-ФЗ, в которых трудно разобраться бухгалтерам, предпринимателям и физическим лицам.
Основные положения и понятия в Федеральном Законе63-ФЗ
Электронный документ с применением ЭП Законодательно регулируется Федеральными законом от 6.04.2011 № 63-ФЗ, в котором разъясняется специфичная терминология, разновидности ЭП, функциональность и регламентация деятельности удостоверяющих центров, а также основные положения и разделы.
Чтобы разобраться во всех нюансах законодательного акта, необходимо прояснить, чем является электронная цифровая подпись.
Термин «Электронная подпись» обозначает идентификационный цифровой инструмент, в котором содержаться сведения о владельце сертификата ЭП. По сути это закрытый ключ, обеспечивающий безопасность электронного документооборота — после подписания информация остаётся неизменной, верифицированной с автором.
Такой инструмент создаётся путём преобразования криптографическими алгоритмами сведений о владельце в электронный код. Использовать ЭП можно при заключении договоров на оказание государственных и муниципальных услуг, коммерческих сделок и других ситуациях, предусмотренных законом, когда необходимо удостоверение личности подписантов документа.
Электронная подпись — это неотъемлемый реквизит таких документов, как онлайн-заявление на регистрацию смарт-терминалов (кассовых аппаратов с выходом в интернет), налоговой отчетности, обращений в государственные органы и т.д.
Закон содержит также разъяснения следующих терминов:
- Квалифицированный сертификат (КС) — необходим для подтверждения соответствия закрытого ключа, проверки данных об ЭП и владельце.
- Сертификат ключа проверки ЭП — уведомление, которое выдаётся получателю ЭП в удостоверяющем центре(УЦ).
- Удостоверяющий центр — организация, которая формирует, выпускает и выдаёт ЭП. УЦ является обладателем КС. Удостоверяющий центр должен пройти аккредитацию и соответствовать требованиям закона. В УЦ должно быть специализированное программное обеспечение, техническая база, компетентный персонал.
- Ключ ЭЦП (электронной цифровой подписи) — оригинальный код, зашифрованный в виде символов, расположенных в определённом порядке. При этом существует уникальный ключ проверки — ряд цифровых знаков, удостоверяющих подлинность ЭП.
- Средства ЭП — криптографические устройства для формирования, проверки ЭП и ключей.
Какие ЭП предусмотрены законом 63-ФЗ?
Законодатель предусмотрел 3 вида электронной цифровой подписи, отличающиеся диапазоном возможностей и сферой применения. Для пользователя ЭП необходимо понимать разницу между разными видами цифрового инструмента.
Простая электронная подпись
В основном это идентификационная пара в виде логина и пароля, используемая для входа на веб-ресурс. Также к простой ЭП относится код подтверждения действия, отправляемый в SMS. Такая электронная подпись формируется в ИС организации-участнике документооборота в электронном виде. Используется, как правило, в банковских операциях, на портале госуслуг.
Нередко такую ЭП используют крупные организации для внутрикорпоративного электронного документооборота (ЭДО). У простой ЭП такая же значимость как и у собственноручной подписи. Это условие прописывается в отдельном соглашении и ином внутреннем документе, содержащим регламент идентификации владельца и соблюдения конфиденциальности данных.
Неквалифицированная усиленная электронная подпись
Такая подпись имеет более обширные возможности, так как создаётся криптошифрованием, использует закрытый ключ. Эта ЭЦП позволяет идентифицировать подписанта, отслеживать вносимые в файл изменения.
В УЦ клиенту выдаются 2 ключа к электронной цифровой подписи: закрытого и открытого типа. Первый размещается на физическом носителе с ПИН-кодом, токене, или в ПК владельца. Доступ к закрытому ключу есть только у владельца — он создаёт и проставляет ЭП.
Открытый ключ доступен всем участникам ЭДО. Такой ключ привязан к закрытому, что обеспечивает всех получателей документа возможностью удостоверится в подлинности подписи. Неквалифицированную усиленную ЭП можно применять в различных видах ЭДО.
Однако для использования такой ЭЦП в подписании внешних документов, необходимо заключение соглашения о порядке и правилах применения цифрового инструмента, обоюдного признания его юридической силы.
Усиленная квалифицированная электронная подпись
Этот вид подписи, как и предыдущий, формируется с помощью криптогрфических алгоритмов и открытого ключа. В нормах федерального закона 63 прописано, что данная ЭП отличается квалифицированным сертификатом.
Для работы с усиленной квалифицированной ЭЦП нужно использовать сертифицированное программное обеспечение. Сертификация проводится органами ФСБ. При этом удостоверяющий центр, выдающий УКЭП должен получить аккредитацию в Минкомсвязи.
Закон позволяет использовать этот вид подписи без заключения соглашений о признании участниками обмена юридической значимости.
Именно этот вид цифрового инструмента используется в:
- отчётах, предоставляемых в госорганы;
- в тендерах, электронных торгах;
- информационных системах любых организаций государственного сектора;
- внутриорганизационного и внешнего электронного документооборота.
Подписание документов КЭП автоматически влечёт юридическую значимость. Использовать такую подпись могут юридические лица и индивидуальные предприниматели.
Актуальные изменения в федеральном законе 63-ФЗ
В 2021 году вступают в силу новые нормы закона. Необходимость изменения и дополнения некоторых положений назрела в связи с участившимися случаями неправомерного использования цифрового инструмента.
Правонарушения с применение ЭП стали затрагивать интересы государства и бизнес-сообщества, например, регистрировались компании-однодневки.
В связи с этим произошло ужесточение требований к УЦ:
- повысилось значение долевого участия собстенными средствами;
- увеличен размер финансового обеспечения ответственности за убытки;
- внедрены требования и критерии деловой репутации руководства;
- уменьшился аккредитационный срок.
После утверждения изменений в законе, число УЦ сократилось, на рынке остались только надёжные организации, соответствующие новым требованиям.
Еще одна норма, которая приобрела новую редакцию, касается коммерческих УЦ. Негосударственный удостоверяющий центр имеет право выдавать цифровые подписи только физическим лицам. В законе предусмотрена возможность использования физлицом личной УЭП от имени юридического лица, если владелец цифровой подписи выступает подписантом в интересах юрлица.
Ещё одно нововведение — получение ЭЦП только при личном визите в УЦ. Процедуру оформления электронной подписи сопровождает идентификация клиента по биометрическим параметрам, то есть по лицу.
Одним из значимых изменений, стала разрешительная норма, вводящая в процедуру подписания доверенного третьего участника. Это новшество направлено на тех, кто осуществляет обмен документацией с контрагентами из других стран. Как правило, это участники внешнеэкономической деятельности.
Последнее изменение в законе, касается самой процедуры подписания. Руководитель организации должен получить ЭП в Центробанке или ФСН. Такая подпись будет содержать данные и реквизиты юридического лица.
Такой сертификат может использоваться для подписания внутренних и внешних документов непосредственно руководителем организации.
Если документация подписывается ответственными сотрудниками, например коммерческим директором или бухгалтером, в этом случае нужно использовать личный сертификат, приложив к нему доверенность генерального директора в электронном виде.
Сроки внедрения изменений обозначены в законе так:
- С 1 января 2021 года ключи электронных подписей можно получить в органах ФНС. Предусматриваются сервисы для подачи заявлений в режиме онлайн.
- С 1 января 2021 года вступили в законную силу о доверенной стороне и возможности использовать облачную ЭП.
- С 1 января 2022 года произойдет полный переход на новые правила выдачи ФСН ключевых сертификатов ЭП.
До 1 января 2022 года для физлиц, действующих от имени организации (юр.лица), ничего не меняется! Действующий ключ электронной подписи действителен до 1 января 2022 года. Если у него истечёт срок действия — можно будет получить такой же.
Такие масштабные изменения закона коснутся всех, кто сдаёт отчеты в электронном виде, использует в работе ЭДО, участвует в тендерах, торгах и гос. закупках, а также использует цифровой инструмент подписания в иных случаях, предусмотренных законодательством РФ.
