Машиночитаемая доверенность

Рассмотрим, что такое МЧД, какие технологии используются для ее реализации, в каких случаях и для чего она применяется, как оформить и использовать такой документ.

Изменения в работе с ЭП

При передаче документов в электронном документообороте применяется электронная подпись (ЭП). Она обеспечивает целостность и подлинность информации, защиту от несанкционированного доступа к данным и позволяет аутентифицировать отправителя. Электронные документы, завизированные такой подписью, имеют юридическую силу аналогичную бумажным документам с ручной подписью.

Федеральным законом от 04.08.2023 №457-ФЗ были внесены изменения в №63-ФЗ «Об электронной подписи». Правки коснулись правил работы с электронной подписью:

• С 01.09.2023 руководитель организации может получать ЭП только в удостоверяющем центре ФНС или у его доверенного лица.
• С 1 сентября 2023 сотрудники могут получить ЭП только сертификат физического лица в любом негосударственном аккредитованном удостоверяющем центре.
• Сотрудники организаций подписывают документы в электронном документообороте сертификатами физических лиц.
• Одновременно с сертификатом физлица при подписании документов организации применяются машиночитаемые доверенности.
• Сертификаты сотрудников на юридическое лицо, выданные ранее, будут действовать до 31.08.2024.

Что такое машиночитаемая доверенность

МЧД представляет собой электронный файл определенного формата, подписанный в электронной форме, который позволяет уполномочить другое лицо действовать от имени и по поручению данным доверителем. Эта альтернатива традиционным бумажным доверенностям.

Машиночитаемая доверенность используется в информационных системах для электронного документооборота (ЭДО). Ее формат позволяет автоматически считывать информацию с документа, что делает ее удобной в использовании. Применяется совместно с сертификатом ЭП физического лица.

МЧД подтверждает полномочия сотрудника, не имеющего сертификата ЭП юридического лица, подписывать документов компании в электронном виде.

Причина введения МЧД

Начиная с 1 сентября 2023 года, в связи с реформой ЭП, возникло новое требование для подписания документов сотрудниками организаций: теперь они могут применять только сертификат ЭП физического лица.

Сертификаты физических лиц отличаются от сертификатов юридических тем, что там нет никаких данных об организации. Приводятся только данные физического лица. А чтобы привязать ЭП физического лица к организации и полномочиям, будет использоваться МЧД вместе с ЭП.

Новая схема работы безопаснее как для организации, так и для сотрудника. А владельцу ключа не нужно его менять при смене организации или он может пользоваться одним сертификатом сразу в нескольких организациях.

Для кого оформляют МЧД

Руководитель юридического лица назначает доверенное лицо (сотрудника), на совершение некоторых действий от своего имени, например на подписание документов. Это может быть бухгалтер, ответственный сотрудник или работник сторонней компании. Руководитель указывает действия, на которые уполномочивает сотрудника — как и в обычной доверенности. С помощью машиночитаемого документа лицу передаются определённые полномочия.

МЧД позволяет сотрудникам представлять интересы компании в электронном документообороте с контрагентами: сдавать отчётность, выставлять счета, оформлять закрывающие документы.

Директору или другому уполномоченному лицу, подписывающему документы без доверенности, МЧД не требуется. Его сертификат по-прежнему содержит информацию о том, какую компанию представляет данный человек.

Требования к МЧД

Один из важных аспектов МЧД — ее формат, представляющий собой структурированный набор данных. Это позволяет информационной системе проверять данные из нее автоматически.

Требования к МЧД утверждены приказом Минцифры РФ от 18.08.2021 № 858. Юридическую силу машиночитаемой доверенности придает подписание квалифицированной электронной подписью (КЭП) директора.

Доверенность формируется в виде структурированного XML-файла, который распознает программное обеспечение. Это упрощает процесс оформления доверенностей и делает возможным автоматизировать подписание документов.

Формат доверенности

Несколько форматов, в которых можно заполнить МЧД, разработаны разными федеральными органами. Основные форматы:

• Единый формат 003,сформированный Минцифры РФ. Он применяется при работе с информационными системами ЭДО, ФНС, сайта Госуслуг и органов государственной власти, ИС которых поддерживают этот формат.
• Базовый формат 002, разработанный ФНС.Применяется в информационных системах ЭДО, и органах государственной власти, ИС которых не используют формат 003.

Содержание МЧД

Форма МЧД должна соответствовать требованиям, утвержденным приказом Минцифры России от 18.08.2021 № 857 «Об утверждении единых требований к формам доверенностей, необходимых для использования КЭП».

При заполнении МЧД указываются все основные данные, включая информацию о доверителе и доверенном лице, номер доверенности и срок ее действия, полномочия и другие подробности. Важно заполнять все поля точно и аккуратно, чтобы избежать ошибок при работе.

Классификатор полномочий

При формировании МЧД полномочия сотрудников должны быть выбраны из специального справочника. В нем каждое полномочие имеет уникальный идентификационный номер, указывается его название и дата включения в классификатор. Благодаря этому, возможно однозначно определить полномочия сотрудника и отобразить их в МЧД.

За ведение и заполнение классификатора несет ответственность Минцифры РФ. Использование классификатора полномочий при формировании МЧД позволяет избежать ошибок, проверяет полномочия в автоматическом режиме, что упрощает процедуру их контроля.

Создание МЧД

Создание структурированного документа МЧД в формате XML – это сложный процесс. Лучшим решением будут автоматизированные инструменты, разработанные специализированными компаниями. Такие услуги оказывают компании, предоставляющие возможность работы с электронными подписями и документами. Например, на сайте ФНС можно найти бесплатные сервисы для этой цели.

Для юридической силы доверенности необходимо использовать усиленную квалифицированную электронную подпись руководителя организации или лица, имеющего право действовать от имени юридического лица без доверенности.

Создание доверенности в Контур.Доверенности

Сервис Контур.Доверенности поможет быстро и удобно оформить машиночитаемую доверенность на сотрудника или доверенное лицо.  Сервис дает возможность  выбрать нужный тип машиночитаемой доверенности, заполнить необходимые данные и подписать документ ключом ЭП.

В сервисе можно подписывать МЧД, менять полномочия, отзывать и отслеживать срок действия. Если руководитель не готов самостоятельно управлять всеми доверенностями организации, можно назначить ответственного сотрудника. Он будет оформлять доверенности, а директору останется только подписать их.

Сервис позволяет заполнить два вида машиночитаемых доверенностей:

• единый формат 003 от Министерства цифрового развития
• базовый формат 002 от ФНС.

Это делает сервис универсальным и приспособленным к различным потребностям бизнеса и управления. Кроме того, сервис обеспечивает высокий уровень конфиденциальности и защиты информации.

Контур.Доверенность позволяет совершать все действия со всеми МЧД организации в одном месте.

Отправьте заявку, менеджер перезвонит и ответит на вопросы.

Что делать с МЧД

Важным этапом после наделения сотрудника полномочиями является информирование об этом контрагента. Необходимо выбрать оптимальный способ передачи доверенности, который соответствует конкретным обстоятельствам. Это может быть выполнено двумя различными способами:

• 1-й способ. Направление МЧД самостоятельно вместе с пакетом документов. Такой метод подходит для ситуаций, когда доверенность используется редко и не требуется большому числу контрагентов. После получения документов контрагент анализирует их, а затем делает вывод о правомерности подписания и полномочиях подписанта.
• 2-й способ. Размещение МЧД в специальном хранилище. В этом случае необходимо указать контрагенту, где точно хранится доверенность, а также предоставить все необходимые идентификаторы для ее получения. Информацию о доверенности можно включить непосредственно в текст передаваемого или передать эту информациюотдельно от основного документа.

Где хранить МЧД

При использовании 2-го способа список информационных систем для хранения доверенностей предусмотрен Постановлениями Правительства РФ от 21.02.2022 №№223,224. Сервис могут предоставлять:

• портал «Госуслуги»;
• аккредитованный УЦ;
• операторы СЭД;
• федеральные органы власти;
• аккредитованные доверенные организации;
• владельцы ИС, в пределах которой распространяются электронный документ.

Что такое распределенный реестр ФНС

Распределенный реестр Федеральной налоговой службы (ФНС) является ключевым элементом внедрения системы машиночитаемой доверенности. Этот реестр представляет собой цифровую платформу, где хранятся все данные о выданных доверенностях. Хранение в распределенном реестре гарантирует целостность и подлинность данных.  Распределенный реестр ФНС может обеспечить прозрачность и автоматизацию процессов по проверке доверенностей.

Передача доверенности в распределенный реестр

Для хранения МЧД в распределенном реестре ФНС России, необходимо выполнить следующие шаги:

1. Согласовать с партнером хранение доверенности в реестре ФНС России.
2. Выбрать сервис для создания доверенности.
3. Создать МЧД и подписать ее электронной подписью директора.
4. Разместить МЧД в распределенном реестре.
5. Передать уникальные параметры МЧД (номер, ИНН компании и представителя) партнеру любым удобным способом.

Все документы, загружаемые в распределенную базу данных ФНС России, проходят автоматическую проверку. Если партнер передал доверенность напрямую, то ее можно проверить в онлайн-сервисе для проверки подписи на официальном сайте ФНС России.

В сервисе Контур.Доверенности можно создавать, подписывать, передавать в распределенный реестр ФНС, проверять и отзывать МЧД.

Как отменить действующую доверенность

Если потребуется, вы всегда имеете возможность аннулировать доверенность.На отзыв имеет право только руководитель. Это можно сделать через систему, в которой она была зарегистрирована, следующим образом:

1. Сформировать распоряжение об отмене.
2. Подписать его КЭП уполномоченного лица.
3. Зарегистрировать распоряжение в специализированном реестре нотариальной палаты или загрузить в распределенный реестр ФНС России для автоматической отправки.
4. На второй день после внесения приказа в книгу записей нотариусов МЧД отменится.

Как передоверить машиночитаемую доверенность

Согласно последним изменениям в законе об ЭП, владельцы МЧД с правом передоверия могут самостоятельно визировать МЧД. При передоверии каждое звено цепочки доверия должно быть надежно защищено и подтверждено. Для этого при подписании документов необходимо прилагать к ним «цепочку» всех связанных машиночитаемых доверенностей, включая первоначальную версию, подписанную с использованием ключа электронной подписи руководителя. Такой подход гарантирует сохранность данных и обеспечивает законность процесса передачи прав на подписание документов.

Почему не стоит откладывать внедрение МЧД

С 1 сентября 2024 года сотрудники не смогут подписывать документы компании без МЧД. Запас времени для адаптации у компаний сокращается с каждым днем, и откладывать этот процесс на последний момент не стоит. Переход к электронным документам и механизмам доверия требует времени и комплексного подхода.

Кроме того, внедрение электронных доверенностей также требует обучения сотрудников и изменения рабочих процессов. Ясный план действий и поэтапная стратегия перехода поможет избежать неприятных сюрпризов и обеспечит более гладкое внедрение новых технологий.

Как подготовиться к использованию МЧД

Адаптация к новым требованиям – это сложный путь, который требует внимательного планирования и реализации.

В процессе подготовки к использованию МЧД необходимо:

• Изучить нормативно-правовую базу, касающуюся работы с электронными доверенностями.
• Разработать положение об использовании МЧД.
• Назначить ответственных сотрудников за выпуск МЧД.
• Определить полномочия подписантов.
• В случае необходимости выпустить сертификаты КЭП физлица для уполномоченных сотрудников.
• Выбрать сервис для оформления электронных доверенностей.
• Модернизировать системы, в которых будут использоваться МЧД.
• Обеспечить бесперебойное функционирование процессов подписания документов.

Подготовка информационных систем к работе с МЧД

Для успешной реализации машиночитаемой доверенности необходимо подготовить ИС к работе:

1. Обновите программное обеспечение. Убедитесь, что ваша система обновлена до последней версии, которая поддерживает формат МЧД. Проверьте совместимость программного обеспечения с новой функциональностью.
2. Настройте бизнес-процессы в системе. Внедрение электронных доверенностей потребует обучения изменения рабочих процессов.
3. Создайте инструкции. Разработайте подробные инструкции для пользователей, объясняющие, как использовать МЧД и какие данные требуются для заполнения.

Использование машиночитаемой доверенности

МЧД позволяет установить надежные связи между участниками, повысить эффективность работы с документами и автоматизировать процессы предоставления информации. С ее применением можно:

• представлять отчеты в органы власти, такие как налоговая инспекция, Служба финансового регулирования;
• участвовать в работе государственных интернет-площадок, включая Госуслуги, проект «Честный ЗНАК», ЕГАИС «Алкоголь»;
• проводить обмен документами в электронном виде с партнерами;
• Подтверждать достоверность любых других документов, как при использовании классической бумажной доверенности.

Правила применении МЧД в информационных системах, таких как электронные торговые площадки или федеральных ИС, можно посмотреть на официальных сайтах этих ресурсов.

Где получить квалифицированную электронную подпись

Федеральным законом от 04.08.2023 №457-ФЗ были внесены изменения в №63-ФЗ «Об электронной подписи». Теперь КЭП физических лиц в электронном документообороте должны будут применяться с машиночитаемыми доверенностями. С 01.09.2023:

• Руководитель организации должен получать ЭП на юридическое лицо только в удостоверяющем центре ФНС или у его доверенного лица.
• ЭП на физическое лицо может выпустить любой негосударственный аккредитованный удостоверяющий центр.

СКБ «Контур» входит в перечень аккредитованных удостоверяющих центров, утвержденный Минцифры, и имеет лицензии для выпуска сертификатов КЭП физлица

Заключение: Зачем оформлять МЧД

Оформление МЧД позволяет существенно упростить и ускорить процесс предоставления полномочий или согласований между различными участниками, сделать процесс подписания электронных документов более удобным и безопасным для всех сторон.

Машиночитаемая доверенность:

• позволяет передавать электронные документы в любое ведомство онлайн;
• может использоваться одновременно в различных системах;
• дает возможность сотрудникам использовать сертификат физического лица;
• позволяет избежать ошибок и несанкционированного доступа к документам.

Одним из главных преимуществ МЧД является отказ от бумажных доверенностей и возможность автоматического распознавания и обработки информации. Это существенно сокращает время, затрачиваемое на проверку и анализ документов, что особенно важно, когда время — самый ценный ресурс.