Все что нужно знать о получении электронной подписи (эцп) по доверенности

Дистанционный обмен информацией приобретает массовый характер. Юридическую силу документы в электронном виде имеют, если они заверены квалифицированной цифровой подписью.

ЭЦП по доверенностиОт имени предприятия или организации, независимо от правовой формы собственности компании, выступает, как правило, генеральный директор, уполномоченный собственником представитель.

Руководитель имеет первой подписи на документах в бумажном формате и соответственно сертификат ключа электронной подписи юридического лица.

Помимо руководителя организации, другие должностные лица могут отправлять отчеты, запросы в различные инстанции, партнерам по бизнесу по электронной почте, для чего также нужна электронная подпись.

В этом случае право использования цифровой подписи должно быть подтверждено документально.

Виды доверенности на право ЭЦП, различия, кому выдается

Заказать изготовление сертификата цифровой подписи в аккредитованном удостоверяющем центре могут как юридические лица для деловой переписки, так и обыкновенные граждане для личного пользования.

Разница лишь в том, что если человек, получивший квалифицированную подпись вправе подписывать запросы от своего личного имени, действуя в качестве должностного лица, у него должны быть соответствующие полномочия.

Мнение эксперта
Владимир Аникеев
Специалист отдела технической поддержки УЦ
Согласно п. 1 ст. 185 ГК РФ, письменным подтверждением передачи полномочий, выданных одним лицом другому для представительства в правоотношениях с третьей стороной, является доверенность.

Что касается ЭЦП, выделяют два вида доверенности – на право получить сертификат в удостоверяющем центре и фактически пользоваться электронной подписью.

Доверенность для получения подписи в УЦ (удостоверяющем центре)

Для генерирования ключа цифровой подписи юридического лица и оформления сертификата подается заявка.

После проверки приложенных документов между предприятием и удостоверяющим центром заключается договор.

Как показывает практика, необходимые документы непосредственно в удостоверяющий центр приносили и забирали готовый сертификат заместитель, курьер, секретарь, сотрудник отдела автоматизации, что недопустимо с введением изменений в ФЗ № 63.

Выступающий в таких ситуациях представитель заявителя должен был предоставить подтверждение правомочия обращаться за получением квалифицированного сертификата, то есть доверенность и документы, удостоверяющие личность доверенного лица (п.п. 2 п. 1 ст.18 ФЗ № 63).

Образец доверенности

Унифицированных форм для составления доверенности не существует.

В то же самое время:

  • из содержания должно быть ясно – кому руководитель поручает получить сертификат ключа проверки ЭЦП в удостоверяющем центре с уточнением занимаемой сотрудником должности, паспортных данных;
  • в доверенности необходимо перечислить допустимые для доверителя действия – например, подать документы и заявление для оформления договора, прав подписать акта передачи сертификата и получить носитель ключа цифровой подписи.

Доверенность для фактического пользования

В процессе производственной деятельности предприятия (организации) с необходимостью подписывать документы приходится сталкиваться не только руководителю, но и другим сотрудникам.

Как правило, это касается работников, ответственных за выполнение определенных видов работ, согласно должностным инструкциям.

Например:

  • главный бухгалтер должен отправлять отчеты в ИФНС;
  • юрисконсульт готовит письменные претензии к должникам, иски для подачи в арбитражный суд о взыскании долгов с недобросовестных партнеров или в других конфликтных ситуациях, если спор не получается урегулировать мирным путем;
  • коммерческий директор занимается подготовкой документов и подачей заявок на участие в торгах.

В подобных случаях, если подпись будет оформляться на сотрудника предприятия, а не на его директора, должностные лица получают свои личные подписи по доверенности выступать владельцем сертификата ЭЦП с полномочиями:

  • заверять определенные документы;
  • сдавать отчетность в налоговые органы и другие госучреждения;
  • пользоваться сервисами ЕГПУ и так далее.

Изменения в законе с 01.07.2021 для получения ЭЦП по доверенности

Принимая во внимание реалии нашего времени, когда юридические лица, индивидуальные предприниматели практически не могут обойтись без квалифицированной электронной подписи, законодатель внес существенные изменения в ФЗ № 63:

  • с 01 июля 2021 года ИП, юридические лица начали получать бесплатные электронные подписи в ФНС;
  • во избежание использования чужих подписей мошенниками, выдавать сертификаты ЭЦП развешено только лично заявителю, то есть руководитель сам должен подавать заявку и все необходимые документы и забирать носитель с записью ключа и сертификата подписи сам;
  • если раньше сертификат электронной подписи можно было записать на любую флешку, теперь для использования цифровой подписи в работе нужен специальный токен, который можно приобрести у дистрибьюторов производителей или в специализированных интернет-магазинах.
Мнение эксперта
Владимир Аникеев
Специалист отдела технической поддержки УЦ
Подробные разъяснения кто и как может получить бесплатно квалифицированную электронную подпись опубликованы на официальном портале ФНС от 12.05.2021.

Что касается электронных подписей для фактического пользования, оформляемых физическими лицами, уполномоченные руководителем сотрудники могут получить сертификат только в аккредитованном удостоверяющем центре.

Введена в действие ст.18.1, предусматривающая оказание услуг в ситуациях, когда подписание документов и заключение сделок требует участия доверенной третьей стороны. Конфиденциальность передаваемых сведений и законность правоотношений гарантирует проверка аккредитованными организациями:

  • полномочий участников сделки;
  • подлинности электронной цифровой подписи и сертификации.

Какие документы необходимы для получения ЭЦП по доверенности

При подаче заявки на сертификат ЭЦП, сотрудник предприятия (компании) должен предъявить:

  • доверенность на право электронной подписи для отчетной или другой деятельности;
  • копии паспорта, ИНН, СНИЛС и оригиналы для сверки подлинности документов;
  • выписку из ЕГРЮЛ и ИНН организации;
  • приказ о возложении функций конкретно на этого работника с правом использования цифровой подписи.
Мнение эксперта
Владимир Аникеев
Специалист отдела технической поддержки УЦ
Доверенность заверять нотариусом необязательно, достаточно подписи первого руководителя, скрепленной печатью предприятия.

Служебные документы, подписанные личными электронными подписями сотрудников должны сопровождаться отдельно приложенным файлом доверенности от организации.

Составляя письменную доверенность, нужно руководствоваться нормами гражданского законодательства:

  1. озаглавив документ, указывают дату и место выдачи;
  2. в текстовой части уточняют наименование и реквизиты юридического лица, данные уполномоченного представителя, действующего от имени организации, передающего право пользования электронной подписью;
  3. полностью прописывают сведения о доверенном лице – занимаемую должность работника, его паспортные данные и права пользования ЭЦП;
  4. указав сроки действия доверенности, руководитель ставит подпись, скрепленную печатью.
Мнение эксперта
Владимир Аникеев
Специалист отдела технической поддержки УЦ

Советуем конкретизировать в доверенности:

  • возможность или запрет передачи прав в порядке передоверия;
  • детальный перечень данных сотруднику от директора полномочий.

Выданная доверенность должна быть зарегистрирована в специальном журнале.

Добавить комментарий

Adblock
detector