Руководитель имеет первой подписи на документах в бумажном формате и соответственно сертификат ключа электронной подписи юридического лица.
Помимо руководителя организации, другие должностные лица могут отправлять отчеты, запросы в различные инстанции, партнерам по бизнесу по электронной почте, для чего также нужна электронная подпись.
В этом случае право использования цифровой подписи должно быть подтверждено документально.
Виды доверенности на право ЭЦП, различия, кому выдается
Заказать изготовление сертификата цифровой подписи в аккредитованном удостоверяющем центре могут как юридические лица для деловой переписки, так и обыкновенные граждане для личного пользования.
Разница лишь в том, что если человек, получивший квалифицированную подпись вправе подписывать запросы от своего личного имени, действуя в качестве должностного лица, у него должны быть соответствующие полномочия.
Что касается ЭЦП, выделяют два вида доверенности – на право получить сертификат в удостоверяющем центре и фактически пользоваться электронной подписью.
Доверенность для получения подписи в УЦ (удостоверяющем центре)
Для генерирования ключа цифровой подписи юридического лица и оформления сертификата подается заявка.
После проверки приложенных документов между предприятием и удостоверяющим центром заключается договор.
Как показывает практика, необходимые документы непосредственно в удостоверяющий центр приносили и забирали готовый сертификат заместитель, курьер, секретарь, сотрудник отдела автоматизации, что недопустимо с введением изменений в ФЗ № 63.
Выступающий в таких ситуациях представитель заявителя должен был предоставить подтверждение правомочия обращаться за получением квалифицированного сертификата, то есть доверенность и документы, удостоверяющие личность доверенного лица (п.п. 2 п. 1 ст.18 ФЗ № 63).
Унифицированных форм для составления доверенности не существует.
В то же самое время:
- из содержания должно быть ясно – кому руководитель поручает получить сертификат ключа проверки ЭЦП в удостоверяющем центре с уточнением занимаемой сотрудником должности, паспортных данных;
- в доверенности необходимо перечислить допустимые для доверителя действия – например, подать документы и заявление для оформления договора, прав подписать акта передачи сертификата и получить носитель ключа цифровой подписи.
Доверенность для фактического пользования
В процессе производственной деятельности предприятия (организации) с необходимостью подписывать документы приходится сталкиваться не только руководителю, но и другим сотрудникам.
Как правило, это касается работников, ответственных за выполнение определенных видов работ, согласно должностным инструкциям.
Например:
- главный бухгалтер должен отправлять отчеты в ИФНС;
- юрисконсульт готовит письменные претензии к должникам, иски для подачи в арбитражный суд о взыскании долгов с недобросовестных партнеров или в других конфликтных ситуациях, если спор не получается урегулировать мирным путем;
- коммерческий директор занимается подготовкой документов и подачей заявок на участие в торгах.
В подобных случаях, если подпись будет оформляться на сотрудника предприятия, а не на его директора, должностные лица получают свои личные подписи по доверенности выступать владельцем сертификата ЭЦП с полномочиями:
- заверять определенные документы;
- сдавать отчетность в налоговые органы и другие госучреждения;
- пользоваться сервисами ЕГПУ и так далее.
Изменения в законе с 01.07.2021 для получения ЭЦП по доверенности
Принимая во внимание реалии нашего времени, когда юридические лица, индивидуальные предприниматели практически не могут обойтись без квалифицированной электронной подписи, законодатель внес существенные изменения в ФЗ № 63:
- с 01 июля 2021 года ИП, юридические лица начали получать бесплатные электронные подписи в ФНС;
- во избежание использования чужих подписей мошенниками, выдавать сертификаты ЭЦП развешено только лично заявителю, то есть руководитель сам должен подавать заявку и все необходимые документы и забирать носитель с записью ключа и сертификата подписи сам;
- если раньше сертификат электронной подписи можно было записать на любую флешку, теперь для использования цифровой подписи в работе нужен специальный токен, который можно приобрести у дистрибьюторов производителей или в специализированных интернет-магазинах.
Что касается электронных подписей для фактического пользования, оформляемых физическими лицами, уполномоченные руководителем сотрудники могут получить сертификат только в аккредитованном удостоверяющем центре.
Введена в действие ст.18.1, предусматривающая оказание услуг в ситуациях, когда подписание документов и заключение сделок требует участия доверенной третьей стороны. Конфиденциальность передаваемых сведений и законность правоотношений гарантирует проверка аккредитованными организациями:
- полномочий участников сделки;
- подлинности электронной цифровой подписи и сертификации.
Какие документы необходимы для получения ЭЦП по доверенности
При подаче заявки на сертификат ЭЦП, сотрудник предприятия (компании) должен предъявить:
- доверенность на право электронной подписи для отчетной или другой деятельности;
- копии паспорта, ИНН, СНИЛС и оригиналы для сверки подлинности документов;
- выписку из ЕГРЮЛ и ИНН организации;
- приказ о возложении функций конкретно на этого работника с правом использования цифровой подписи.
Служебные документы, подписанные личными электронными подписями сотрудников должны сопровождаться отдельно приложенным файлом доверенности от организации.
Составляя письменную доверенность, нужно руководствоваться нормами гражданского законодательства:
- озаглавив документ, указывают дату и место выдачи;
- в текстовой части уточняют наименование и реквизиты юридического лица, данные уполномоченного представителя, действующего от имени организации, передающего право пользования электронной подписью;
- полностью прописывают сведения о доверенном лице – занимаемую должность работника, его паспортные данные и права пользования ЭЦП;
- указав сроки действия доверенности, руководитель ставит подпись, скрепленную печатью.
Советуем конкретизировать в доверенности:
- возможность или запрет передачи прав в порядке передоверия;
- детальный перечень данных сотруднику от директора полномочий.
Выданная доверенность должна быть зарегистрирована в специальном журнале.
