Изменения по большей части касаются работы организаций и индивидуальных предпринимателей. Для этих категорий вводится новый единый формат электронной подписи с новым форматом работы и новой процедурой выпуска ключей шифрования.
Нововведения в работе с электронными подписями
С Января 2022 года услугами по выпуску ЭЦП в удостоверяющих центрах воспользоваться смогут только физические лица, предприниматели и представители организаций теряют такую возможность. Более того, все выпущенные по старым стандартам подписи теряют свою силу с наступлением 2022 года.
Порядок получения новых подписей будет различаться в зависимости от статуса обратившегося лица.
Период с июля 2021 по январь 2022 является переходным. В это время предприниматели получают возможность выпустить ЭЦП нового формата и начать ей пользоваться, все подписанные документы по новым правилам имеют полную юридическую силу.
Одновременно с этим сохраняется возможность работать со старыми подписями, выпущенными коммерческими УЦ прошедшими аккредитацию, и даже заказывать новые подписи на этот период.
Новый порядок работы с подписью
Для физических лиц все осталось по-прежнему, правила использования подписи для личных целей не изменились. Получить подпись можно обратившись в ближайший удостоверяющий центр, предварительно собрав нужный пакет документов.
До наступления нового года все категории граждан и организаций имеют право пользоваться услугами удостоверяющих центов прошедших аккредитацию. Подписи, выданные УЦ, будут действительны до наступления нового года.
Главной неожиданностью может стать выход из строя подписи в связи с недобросовестностью удостоверяющих центров, не прошедших аккредитацию. В остальных случаях подписи будут действовать до конца своего срока службы или до наступления 2022 года, даже если сам формат устарел.
Серьезные перемены в работе предпринимателей и владельцев бизнеса, с июля 2021 получивших возможность подписывать документы новым форматом подписи – электронной подписью руководителя, наряду с выходящей из оборота ЭЦП.
Подпись руководителя это новый стандарт универсальной подписи юридического лица или ИП, право использования которого есть только у одного человека в компании, как правило – генерального директора.
С одной стороны это дает новые возможность выписывать доверенности для разных сотрудников на индивидуальных условиях, ограничив минимальные права подписью под конкретным документом. С дугой стороны – обязанность подписывать доверенность, в том числе, ложится на руководителя.
Помимо единоличного получения и использования ЭЦП, у нового формата есть ряд других отличительных свойств:
- Выпуск новых подписей осуществляется бесплатно;
- Подать заявление на выпуск можно через личный кабинет налогоплательщика;
- Перенос данных в ФНС занимает около 15 минут;
- Для получения самого ключа подойдет любой аккредитованный на это УЦ ФНС выбранный предпринимателем, привязки к месту регистрации нет;
- Срок действия новой подписи увеличен до 15 месяцев.
Представители организации или ИП не имеют право пользования подписью руководителя, распоряжается ей исключительно владелец бизнеса, имеющий право физической подписи без доверенности. Лицо, действующее от имени предпринимателя, в переходный период может использовать старый формат подписи.
После вступления в силу окончательных поправок, физическое лицо, действующее от имени и в интересах организации или предпринимателя, будет подписывать документ личной электронной подписью физического лица.
Подпись должна быть подкреплена машиночитаемой доверенностью – новым форматом доверенностей для подобных ситуаций. Доверенность оформляется в виде XML файла и подписывается подписью руководителя.
Изменения в порядке выпуска ЭЦП
Изменения коснулись правил получения подписей: с 1 июля 2021 года выпуск ЭЦП перестал быть прерогативой удостоверяющих центров, разделив это право с Федеральной Налоговой Службой, казначейством и Центробанком РФ.
В новом формате работы выпуском электронных подписей будут заниматься различные учреждения, в зависимости от статуса обратившегося лица и, соответственно, вида выпускаемой подписи:
| Физическое лицо, в том числе действующее в интересах организации | Коммерческий УЦ прошедший аттестацию |
| Юридические лица | УЦ ФНС России |
| Индивидуальные предприниматели | УЦ ФНС России |
| Нотариус | УЦ ФНС России |
| Руководители бюджетных организаций | УЦ Федерального Казначейства |
| Кредитные организации, операторы платежных систем, финансовые организации и представители деятельности подконтрольной ЦБ РФ | УЦ Центробанка России |
Лица, представляющие интересы ИП или организации могут использовать подпись физического лица, подкрепленную машиночитаемой доверенностью – еще одного нововведения от 1 июля.
Доверенность оформляется в xml формате и подписывается руководителем организации или ИП подписью руководителя.
Оплата за электронные подписи
Выпуск ЭЦП в налоговой службе оформляется через личный кабинет налогоплательщика и является бесплатной процедурой. Для подачи заявления не обязательно посещать налоговую, можно подать заявку онлайн, но для получения ключей все же придется явиться в ФНС в назначенное время лично.
Носители не являются редкостью, приобрести их можно на специализированных площадках. Официальный сайт налоговой приводит несколько примеров: Рутокен ЭЦП 2.0, Рутокен S, Рутокен Lite, JaCarta ГОСТ, JaCarta-2 ГОСТ, JaCarta LT, ESMART Token, ESMART Token ГОСТ.
Для управления ключами и формирования подписи потребуется установить специальное ПО с платной лицензией. Софт называется КриптоПро CSP, он предназначен для формирования подписей в каждом конкретном документе, шифрования содержания документов и расшифровки подписей и содержания файлов входящего потока.
Самый бюджетный комплект из носителя и лицензии КриптоПро на один год обойдется предпринимателю примерно в две с половиной тысячи рублей.
Право получения бесплатной подписи получили:
Все физические лица получают подписи в коммерческих УЦ на платной основе, в том числе сотрудники различных структур и организаций, подписывающие документы электронной подписью.
Какие документы нужны для получения ЭЦП
Для оформления подписи физическому лицу нужно предоставить следующий пакет документов:
Все остальное сделают специалисты центра. Затраты на приобретение носителя, как правило, ложатся на заявителя, как и вопрос с программным обеспечением для использования подписи.
Юридическим лицам и ИП потребуется предоставить схожий пакет документов:
Выбор носителя, как и обязанность его предоставления, ложится на желающего получить подпись. Важно помнить, что на один носитель можно записать несколько цифровых подписей, максимально возможно – 32 сертификата.
Подпись нельзя копировать, переписывать или восстанавливать к ней доступ. При физической поломке или утере носителя подпись не восстанавливается, а выпускается заново.
Сроки зависят от удостоверяющего центра, выпускающего подпись. Коммерческие УЦ выполняют выпуск за 1-2 дня, в то время как перенос ключей на принесенный носитель в УЦ ФНС занимает около 15-20 минут, при условии, что встреча согласована заранее.
Можете подать заявку в личном кабинете налогоплательщика, если речь идет об ИП или организации, или загрузить все необходимые документы в УЦ, где планируете выпускать подпись физического лица. Для получения ключей управления подписью нужно будет явиться в УЦ лично, вне зависимости от статуса обратившегося.
Оформить ЭЦП может любой гражданин РФ, достигший 14 летнего возраста. Список документов будет таким же, как и для совершеннолетнего физического лица.
Нет, получить подпись можно только лично, и в случае с физическими лицами, и с предпринимателями – доверенности не принимаются.
Предприниматель должен получить в ФНС подпись руководителя, для того чтоб подписывать документы самостоятельно. Сотрудники и совладельцы подписывают документы личной подписью физического лица, подкрепленную машиночитаемой доверенностью.
С января 2022 вступает в силу новый формат подписей для организаций и ИП – подпись руководителя, старые форматы работать не будут. Для физических лиц изменений в получении нет, изменился лишь формат работы.
Специальные алгоритмы криптошифрования оставляют на документе метку, содержащую данные о лице, подписавшем документ, и о самом документе.
Налоговой службой определен список УЦ, осуществляющих выдачу подписей, со списком можно ознакомиться на сайте налоговой службы. Предприниматель вправе выбрать любой центр из списка без привязки к месту регистрации.
Проверить достоверность подписи можно с помощью различных бесплатных сервисов и программ, в том числе на сайте Гос услуги.
