В 2021 – 2022 годах в этой сфере произойдут существенные изменения, которые в первую очередь затронут юридические лица и ИП. Для них изменится процедура оформления ЭЦП и ее функционал.
Причины для замены сертификата электронной подписи
Необходимость перевыпуска ЭЦП возникает в силу плановых и внеплановых причин. Во-первых, сертификат подписи требует регулярного продления по окончанию срока действия, который в среднем составляет от 3 до 12 месяцев.
Процедуру инициируют заранее. Если просрочен сертификат, продление его невозможно. Придется оформлять новую ЭП.
Внеплановая замена сертификата цифровой подписи понадобиться по следующим причинам:
- В случае поломки, порчи или потери электронного носителя.
- При изменении основных реквизитов подписи, смене владельца.
- В ситуации, когда ЭП оказалась скомпрометирована. В такой ситуации в первую очередь понадобиться отзыв подписи.
- Если в процессе эксплуатации выяснилось, что внесенные реквизиты подписи указаны неверно.
- При намерении владельца изменить тарифный план.
- В случае выбора нового криптопровайдера.
При оформлении электронной подписи можно предусмотреть услугу сопровождения. Тогда при возникновении необходимости внеплановой замены она проходит быстрей.
Инструкция по перевыпуску ЭЦП для физических лиц и юридических лиц
С января 2022 года изменится нормативная база для лиц, работающих с электронной подписью. Изменения коснутся юридических лиц, нотариусов, ИП. Они будут заключаться в следующем:
- Получить сертификат подписи можно будет только в ФНС и у доверенных лиц ФНС.
- ЭП для организации сможет оформлять только гендиректор. Прочие сотрудники будут пользоваться подписями для физических лиц с электронной доверенностью от имени руководителя.
- Срок выдачи ЭЦП увеличится.
- Новые подписи будут унифицированы
С 1 июля 2021 года начался переходный период для реализации заявленных изменений. Электронную подпись для юрлиц, ИП, нотариусов теперь можно оформить только в ФНС или в аккредитованных удостоверяющих центрах. Полный их перечень представлен на сайте Минцифры.
Внимание! Если срок имеющейся сейчас подписи истекает лишь в 2022 году, удостоверять ею документы можно только до конца 2021 года.
Поэтому новую ЭП следует заказать где-нибудь в декабре, чтобы уже в январе не остаться без действующего сертификата.
Если срок действия заканчивается в период с 1 июля по 31 декабря 2021 года, владельцы могут:
- Оформить новую ЭП через отделение ФНС или с помощью доверенного Удостоверяющего центра.
- Оформить новую подпись или продлить имеющуюся в коммерческом УЦ. Срок ее действия закончится к январю 2022 года.
Важно! Новые подписи от ФНС и УЦ ФНС будут исключительно на электронном носителе. Продублировать и экспортировать их не получится. Налоговая служба также не будет предоставлять услугу по хранению ключей на случай их поломки или утери. Владельцу в такой ситуации понадобится оформлять новый сертификат.
С 1 июля 2021 года для получения ЭП через ФНС или УЦ ФНС необходимо подготовить:
- Гражданский паспорт и СНИЛС гендиректора.
- Токен вместе с технической документацией на него.
- Заявление. Его можно написать на бумажном носителе при визите в ФНС. Или направить онлайн через личный кабинет на сайте Налоговой.
В заявлении указывают следующую информацию:
- Наименование юрлица или ИП.
- ФИО гендиректора, реквизиты его гражданского паспорта и СНИЛС.
- ИНН организации (ИП).
- ОГРН для юрлица, ОГРНИП (для ИП).
- Адрес электронной почты.
На предварительном этапе следует установить программное обеспечение на компьютер гендиректора — КриптоПро CSP с целью защиты информации. Сделать это можно в Удостоверяющем центре, имеющем лицензию на реализацию ПО от ФСБ.
После проверки заявления будет выдан сертификат ЭП. Но перед получением его гендиректору нужно нанести личный визит в ФНС по месту оформления для идентификации личности. По доверенности первую подпись в ФНС и УЦ ФНС оформить нельзя. В дальнейшем планируется продлевать электронную подпись онлайн дистанционно при неизмененных реквизитах.
Если электронная подпись принадлежит физическому или юридическому лицу, и оформлена через УЦ, плановая замена проходит просто. За 2 месяца до окончания срока действия владельцу поступает напоминание о необходимости продления ЭП.
В случае внеплановой замены сперва подается заявление на отзыв имеющейся подписи. Дальнейший алгоритм действий прост:
- Владелец подает заявление в УЦ на выпуск нового сертификата. Можно сделать это при личном визите или онлайн на сайте Центра.
- Представить в офис УЦ оригиналы или нотариально удостоверенные копии документов: гражданский паспорт, СНИЛС, ИНН. При плановой замене все подаваемые сведения должны совпадать с теми, что указаны на сертификате.
- Производится оплата.
- Заявитель получает новый электронный сертификат.
При изменении каких реквизитов необходим перевыпуск сертификата
Оформление новой электронной подписи инициируют при корректировке основных регистрационных данных владельца.
Если ЭП оформлен юридическим лицом, новый сертификат необходим при изменении следующих реквизитов:
- Наименование и/или правовая форма компании.
- ИНН, КПП, ОГРН.
- Юридический адрес фирмы.
- ФИО или должность непосредственного владельца подписи.
- Данные руководителя организации.
Как быстро сменить ЭЦП самостоятельно
Ряд электронных сертификатов продлевают дистанционно без посещения УЦ. Запрос формируется на основании действующего ключа. Поэтому такой вариант возможен только до истечения срока его действия.
Инструкция по самостоятельному перевыпуску ЭП:
- Владельцу подписи нужно зайти в личный кабинет, открытый для него Удостоверяющим центром с помощью смс-пароля или связки логин-пароль.
- Заполнить электронную форму заявки. Важно внимательно проверить все вносимые данные, т.к. на их основании сформируют сертификат. Если какая-то информация будет ошибочной, придется его перевыпускать за дополнительную плату.
- Подписать заявление действующей электронной подписью.
- При необходимости загрузить скан-копии запрашиваемых документов (паспорт, СНИЛС, ИНН).
- Выбрать предложенное место хранения электронного сертификата. При запросе установить пароль. Если в качестве носителя выступает токен, нужно ввести пин-код. Желательно не пользоваться стандартным pin, а изменить его самостоятельно.
- Отравить запрос на получение нового сертификата. Обработка данных и оформление занимает от нескольких минут до нескольких часов.
- После одобрения следует подтвердить факт получения одним из предложенных способов.
- В завершении необходимо установить сертификат. Если он будет содержаться на съемном носителе, его необходимо вставить в компьютер для осуществления операции.
Если в ходе процедуры выяснится, что подписать заявление действующим сертификатом невозможно, потребуется визит в УЦ. В таком случае можно отправить электронную заявку, дождаться по ней решения и следовать инструкции от сотрудников.
Электронная подпись имеет ограниченный срок действия, поэтому требует регулярного продления. Перевыпуск ЭП может быть и внеплановым по разным причинам, например, при смене основных реквизитов. За решением следует обращаться в Удостоверяющий центр. Важно знать, что с июля 2021 года меняются правила оформления подписи для организаций и ИП.
