Как поставить электронную подпись в word: пошаговая инструкция

Подписанные таким образом бумаги имеют юридическую силу, их трудно потерять. О том, как достичь такого вау-эффекта подробнее.

Что такое электронная подпись

ЭП – реквизит документа в электронной форме, позволяющий подтвердить личность подписанта, и зафиксировать предоставленные ним данные.

Такая подпись невидима и не переносится «физически». Визуализация ее не предусмотрена, даже при открытии документа. Зафиксирован будет только факт подписания. Подпись воссоздается с помощью уникальной последовательности символов, и называется еще «цифровой».

Федеральным законом №63 «Об электронной подписи» от 06.04.2011 года, в последней редакции, используется понятие «электронная подпись», и сокращенное обозначение «ЭП».

Тогда как в поисковике интернета лучше вводить устаревшую аббревиатуру «ЭЦП», что значит «электронная цифровая подпись», и поможет найти разыскиваемую информацию с большей вероятностью.

Суть ЭЦП

Электронная подпись обеспечивает удаленное взаимодействие сторон в т.ч. юридических и физических лиц, государства, контролирующих органов, учебных, финансовых, медицинских, других учреждений.

Путем предоставления данных об инициалах, идентификационном номере налогоплательщика, дате рождения, электронном адресе и др. Для полной идентификации конкретного лица и информации, им предоставляемой.

Мнение эксперта

Елена Григорьева

Специалист тендерного отдела

Подпись подтверждает авторство, достоверность и неизменность документа. Если из него удалить, убрать какую-то информацию, или внести любые другие изменения – ЭЦП потеряет значимость.

Виды ЭП

В России действуют 3 вида электронной подписи:

Позволяет подтвердить личность подписанта, и не более того.

Простая подпись

Придает документу юридической значимости и неизменности с момента подписания только после заключения дополнительного соглашения о признании и использовании ЭЦП.

Неквалифицированная подпись

Это эквивалент подписи, проставляемой лицом «от руки». Документ считается таким, что вступил в действие, с момента наложения электронной подписи владельцем.

Квалифицированная подпись

Составляющие электронной подписи

ЭП состоит из 3 элементов:

сертифицированное ФСБ техническое средство, с помощью которого осуществляется подпись (криптопровайдер, токен, «электронное облако»);
пара ключей:

Закрытый ключ - формирует подпись, держится в секрете

Открытый ключ - помощью которого оппонентом проверяется подпись

сертификат проверки ЭЦП удостоверяющим центром. Подтверждает принадлежность ключей определенному человеку.

Благодаря этим составляющим, идентифицируется автор документа, гарантируется сохранность информации и отсутствие правок, файл может увидеть только адресат, которому он предназначается.

Что нужно для подписи word-документа ЭП

Так как документ word – самый удобный с точки зрения предоставления информации, проверки и внесения правок, он чаще всего используется в электронном документообороте. Чтобы поставить электронную подпись на таком документе, понадобятся программные средства.

Криптопровайдер

На ПК должен быть установлен криптопровайдер. Это независимый модуль, позволяющий осуществлять в операционной системе криптографические операции.

В электронном документообороте такая программа обеспечивает идентификацию автора и юридическую значимость подписи.

С ее помощью электронная подпись на документе проверяется соответствию ГОСТ Р 34.10-2001, ГОСТ Р 34.10-2012.

Плагин

Функции ЭП реализовываются в разных версиях MS Office, начиная с 2003. Выбор криптографических утилит огромен.

Встроенный плагин КриптоПро Browser plug-in используется для генерации и верификации электронных подписей. Его нужно установить и скачать расширение.

Пошаговая инструкция подписи документов word при помощи различных ПО

Подписи к электронным документам могут прикрепляться – присоединяться к пакету данных, или быть в отдельной форме, открепленными. Последняя генерируется в ином документе, с расширением .sig.

Документ word можно подписать тремя способами:

в приложении, с помощью специального плагина или без него;
в КриптоАрм или другом дополнительном ПО;
с помощью веб-сервиса (Крипто.Контур, др.)

Допустим, на вашем ПК криптопровайдер уже установлен. И ключ ЭП сгенерирован. Сертификаты, полученные в УЦ сохранены на ПК. Приступим к подписанию.

КриптоПро Office Signature

Универсальный программный комплекс обмена электронными документами. Наиболее популярный плагин, который не требует установки отдельного софта. Он расширяет возможности MS Office. Актуален для всех версий текстового процессора, кроме 2003.

Подпишем ЭП документ с расширением .doc пошагово, на примере Microsoft Office 2013:

проверяем последнюю редакцию созданного документа, ведь после подписи внести изменения будет невозможно;
в меню «Файл» переходим в раздел «Сведения»;

выбираем кнопку «Добавить ЭП»;
выбираем сертификат ключа проверки ЭП в окошке «Безопасность»;
добавляем ЭП нажатием на «ОК»;
нажимаем «Подписать»;
завершаем нажатием «ОК».

Во вкладке «Сведения» появится информация о том, что файл завизирован.

А внизу вордовской страницы отобразится значок подписи. При нажатии на картинку откроется вкладка «Подписи», со статусом ЭП.

Подписание документа ЭП в других версиях Microsoft Office и других расширениях, в т.ч. .pdf, интуитивно похоже. Разнятся названия кнопок, по-другому выглядят значки.

КриптоАРМ

Программа для подписания файлов электронной подписью. Активизирует встроенные в ОС Windows средства криптозащиты. Доступна в бесплатной стартовой версии, и лицензионных версиях «Стандарт Плюс», «Терминал», «СКЗИ КриптоАРМ 5».

Визируем документ следующим образом:

активизируем ярлык программы на рабочем столе;
нажимаем кнопку «Подписать» на верхней панели;
кликаем на «Выбор файлов»;
добавляем цифровые формы, нажимаем «Добавить»;
сохраняем папку в выбранном месте, переходим «Далее»;

в разделе «Параметры подписи» уточняем тип ЭП, переходим «Далее»;
совершаем выбор СКПЭП;
открывается уведомление о сборе данных для формирования ЭП;
сохраняем информацию, для дальнейшего использования;
завершаем кнопкой «Готово».

Система сообщит об успешном подписании документа.

Есть второй способ. «Мастер подписания файлов» также открывается через контекстное меню в проводнике (нажатием правой кнопки мышки на файле в папке). Выбираем опцию «КриптоАРМ», и «Подписать». Заполняем запрашиваемые данные. Выбираем сертификат. Нажимаем «Готово».

Крипто Контур

Востребованный бесплатный веб-сервис. Не требует установки на ПК никаких дополнительных программ и плагинов.

Алгоритм ЭП документа онлайн:

авторизуемся;
входим в раздел «Создание ЭП» в личном кабинете;
выбираем документ;

выбираем СКПЭП;
наживаем «Подписать».

Система сформирует и сбережет открепленную подпись. Пакет данных может быть отправлен адресату в виде ссылки.

Подписываем документ ворд ЭЦП без программ

В Word 2003 и 2007 можно сгенерировать и наложить ЭП, без использования специальных программ и плагинов.

Пошагово в приложении 2003 это делается следующим образом:

Проверяем последнюю редакцию созданного документа;
В меню «Файл» выбираем раздел «Параметры»;
На странице «Безопасность» нажимаем клавишу «ЦП»;
В открывшемся списке загруженных сертификатов выбираем нужный и нажимаем «ОК»;
Вводим пароль, подтверждаем «ОК»;
Видим значок идентификатора в нижней части страницы.

В сборке 2007 первым шагом будет выбор команды «Подготовить», и «Добавить ЦП». Для версий 2010-2019 установка специального плагина обязательна.

Россия активно «оцифровывает» деятельность физических и юридических лиц. Что особенно важно в условиях пандемии.

Обмен документами word, с проставленными электронными цифровыми подписями, помогает любым процессам стать быстрее и безопаснее. Ведь для бизнеса гораздо эффективнее думать про суть соглашения, чем про удостоверяющую его подпись. А пенсионеру использование ЭП поможет остаться дома, и уберечь здоровье.

Как подписывать документы Word электронной подписью