Как оформить простую электронную подпись

Наличие у бизнесмена, сотрудника предприятия или гражданина цифровой подписи значительно упрощает документооборот.

ПодписьЭто средство заверения предоставляет возможность удаленного подтверждения документации, без непосредственного контакта контрагентов, что особенно актуально в условиях современной пандемии коронавируса.

При этом необходимо знать, что отличает простую электронную подпись от остальных видов ЭЦП, порядок получения и использования данного средства.

Что такое простая электронная подпись

Электронной подписью называют овеществленный комплекс, предусматривающий использование специализированного программного обеспечения, позволяющего эксплуатировать ключ сертификата.

Такое средство подтверждения цифровых документов, необходимое при удаленной работе с государственными бумагами, налоговой отчетностью и прочей ответственной документацией, выдают удостоверяющие центры, прошедшие соответствующую аккредитацию в государственных органах.

Для сертификата ключа предусмотрено включение следующей информации:

  • данных о владельце ЭЦП;
  • индивидуального уникального номера;

  • периода действия подписи;
  • сведений об организации, выдавшей ЭЦП.

Перечисленные характеристики соответствуют квалифицированной электронной подписи, выдаваемой аккредитованными удостоверяющими центрами.

Но возможно применение простой ЭЦП, лишенной перечисленных сложностей. Под таким способом подтверждения документов понимают пару из логина, подтверждающего личность заверителя, и пароля, известного только владельцу.

Данный вариант подписи может создаваться используемой пользователем программы и действует в качестве указания имени подписанта. Порядок формирования зависит от особенностей работы соответствующего сервиса.

Также простейшая ЭЦП может быть сформирована случайным образом, при использовании генератора паролей.

Эта программа синтезирует комбинацию, которую невозможно подобрать, чтобы использовать для идентификации подписанта.

Еще один вариант простой подписи – сообщение, направленное по электронной почте. Ведь послание отправлено из почтового ящика, вход в который доступен исключительно владельцу и защищен паролем.

Кроме простой, предусмотрено следующих видов ЭЦП:

Присваивает владельцу система, в которой происходит удостоверение документации (налоговое ведомство и прочие органы);
Неквалифицированная подпись
Защищенная электронная подпись. Можно сделать на срок до одного года, получив от удостоверяющего центра.
Квалифицированная подпись

В отличие от остальных разновидностей, простая электронная подпись лишена юридической силы. Для данного средства характерно наличие следующих отличительных признаков:

  • зашифрованных сведений о владельце;
  • отсутствия использования дополнительных программных комплексов;
  • предназначена для граждан или сотрудников компаний;

  • низкой степени защиты данных, с использованием кода и пароля;
  • ограниченной сферы применения.

Простую электронную подпись можно поставить в ситуациях, когда необходимо подтвердить личность владельца при совершении различных банковских операций и прочих действий.

Такое средство удостоверения может быть встроено в систему работы сайта соответствующего сервиса.

Правила применения простой электронной подписи

Законодательство уравнивает простую цифровую подпись с обычной бумажной только в ситуации, когда подобная возможность предусмотрена договором между участниками, заверенным нотариально.

Мнение эксперта
Владимир Аникеев
Специалист отдела технической поддержки УЦ
В связи со слабой защищенностью при использовании одного лишь логина и пароля, участникам документооборота необходимо заблаговременно условиться о порядке взаимной идентификации.

Требуется наличие достаточных оснований, чтобы связать личность подписанта с проставленным кодом в виде простой ЭЦП. Сторонам необходимо составить соглашение, детально оговаривающее порядок использования данного средства подтверждения документации.

Важнейшая составляющая такой договоренности – обеспечение полной конфиденциальности. Для этого необходимо, чтобы обладатель соблюдал предусмотренные договором меры безопасности. Следование данным правилам требуется, чтобы исключить опасность подделки со стороны злоумышленников.

Владельцу данной ЭЦП следует соблюдать осторожность. Нельзя сообщать другим лицам данные по логину и паролю, оставлять без присмотра включенный компьютер с открытой страницей личного кабинета на соответствующем сайте или аккаунта электронной почты.

Не последнюю роль играет надежное антивирусное программное обеспечение, чтобы исключить влияние вредоносных вирусов.

Цифровой документ считается подписанным простой подписью при соблюдении условий

Для того чтобы документацию признали подписанной простой электронной подписью, требуется соблюдение следующих обязательных условий:

  • текст файла должен содержать простую цифровую подпись;
  • защита выполнена, при полном соблюдении правил, установленных соответствующим сервисом;
  • в простой подписи есть информация о владельце, которому принадлежит данная виза.

Предусмотрено обязательное наличие всех перечисленных признаков.

Где можно использовать и что можно подписывать

Возможности применения простой электронной подписи проще понять на конкретных примерах. С помощью данного средства подтверждения личности возможно проведение следующих манипуляций:

  • пополнения мобильного телефона;
  • выполнения банковских транзакций (перевода средств, проверки баланса и пр.);
  • совершения действий на портале Госуслуг, сайте Пенсионного фонда РФ и ресурсах других государственных структур;
  • чтобы получить доступ на сайт, к базе данных, закрытых паролем;
  • отправки сообщений по электронной почте (включая корпоративную переписку) и пр.

Простая ЭЦП не подойдет для подписания договоров, отчетной документации в налоговые органы, прочей официальной документации и не может применяться в качестве полной замены традиционному способу подтверждению личности – индивидуальному росчерку на бумаге.

Некоторые компании используют простую подпись при постановке заданий персоналу, для отчета работников о выполнении производственных планов, при внутреннем документообороте в организации. Иногда сообщение, отправленное руководителем подчиненным по корпоративной почте, заменяет приказной документ, подписанный традиционным способом.

Как создать простую электронную подпись

Создать простую электронную подпись достаточно просто. Чтобы заказать такое средство, пользователю необходимо зарегистрироваться в системе, использующей данный способ удостоверения подписанта.

При регистрации заявитель указывает реквизиты гражданского паспорта или другой подтверждающей личность документации, после чего подбирает индивидуальный логин и пароль.

Еще один способ оформить простую подпись – заключить договор с официальной организацией (банком, Пенсионным фондом и прочими органами). Для этого потребуется выполнить следующие действия:

  • посетить соответствующее учреждение в приемный день и час;
  • заключить договор о пользовании необходимыми услугами;
  • получить логин и пароль, предоставляющие возможность воспользоваться сервисом данной организации.

К примеру, для создания личного кабинета на портале Госуслуги (еще один вариант простой ЭЦП), предусмотрена авторизация путем отправки заказного письма с отделения Почты РФ. При пересылке такой корреспонденции, заявитель предоставляет сотруднику почтового подразделения гражданский паспорт, подтверждая личность.

В ответ адресату высылают идентификатор для входа в личный кабинет.

Обычно простую подпись выдают бесплатно. Оплата предполагается при пользовании услугами, для получения которых необходимо наличие данной ЭЦП.

Как подписывать документы простой электронной подписью

Порядок подписи документов простой электронной подписью не вызывает проблем. Для этого достаточно на цифровом документе или странице ресурса внести в соответствующее поле логин и подтвердить вход паролем, известным только владельцу ЭЦП.

Детали использования подписи зависят от порядка работы на соответствующем сервисе, который задействовал указанный способ идентификации личности.

Простая подпись – один из наиболее примитивных методов удостоверения подписанта, которая не является адекватной заменой традиционному способу заверения.

Но необходимо учитывать ограниченность применения данного средства, поскольку для удаленного подписания официальных документов требуется получить более защищенную ЭЦП. Только в этом случае подписанная документация будет иметь юридическую силу.

Добавить комментарий

Adblock
detector